Juntas Telemáticas, la nueva normalidad

El COVID 19 ha irrumpido con fuerza en nuestras vidas. Situaciones hasta la fecha desconocidas; restricción de aforos, uso de mascarilla obligatoria, distancia social, cierres perimetrales municipales o autonómicos e, incluso, confinamiento domiciliario, han obligado a adaptar nuestros hábitos de vida y a recurrir al uso de las nuevas tecnologías para mantener las relaciones sociales de forma segura.

En el ámbito de las sociedades mercantiles, cada vez es más habitual que los socios o los miembros del órgano de administración de aquellas residan en comunidades autónomas distintas al lugar del domicilio social e, incluso, en el extranjero. Ello hace que resulte muy complicado la toma de decisiones con las restricciones actuales. 

No obstante, el legislador ha contemplado la posibilidad de celebrar juntas generales y consejos de administración de forma telemática hasta el 31 de diciembre de 2021, aunque los estatutos no lo prevean. 

Celebrar juntas generales y consejos de administración de forma telemática

Así, el Real Decreto Ley 8/2020 de 17 de marzo en su artículo 40 previó que durante el estado de alarma (el primero que se decretó en fecha 14 de marzo de 2020) se pudiesen celebrar por videoconferencia las sesiones de los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones. 

Dicha vigencia fue ampliada por el Real Decreto Ley 21/2020 de 9 de junio, en su disposición adicional cuarta, permitiendo la celebración de las sesiones por videoconferencia hasta el próximo 31 de diciembre de 2020, y, de nuevo, ha sido prorrogada por el Real Decreto-ley 34/2020, de 17 de noviembre, de medidas urgentes de apoyo a la solvencia empresarial y al sector energético, y en materia tributaria, en su artículo 3, hasta el próximo 31 de diciembre de 2021.

Todo ello, siempre que todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen (i) dispongan de los medios necesarios, (ii) el secretario del órgano reconozca su identidad, y (iii) así lo exprese en el acta, (iv) que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico. Por tanto, llegado esta fecha y salvo que el legislador prevea nuevas prórrogas, ya no se podrán celebrar sesiones de los órganos de gobierno y de administración por videoconferencia salvo que los estatutos lo hubiesen previsto.

Con ello, las sociedades mercantiles han visto la ocasión de replantearse el funcionamiento de sus distintos órganos adaptándolos a la nueva realidad que nos concierne a todos. 

Si quiero celebrar juntas telemáticas cuando finalice la prórroga prevista, ¿Qué tengo que hacer?

Para poder celebrar juntas con carácter telemático a partir del 1 de enero de 2022, será necesario modificar los estatutos de la sociedad dotándolos de los mecanismos necesarios para ello.

¿Esta posibilidad de celebrar juntas telemáticas es algo nuevo?

Lo cierto es que la posibilidad de celebrar juntas telemáticas ya se prevé en la Ley de Sociedades de Capital (LSC) en su artículo 182 aunque únicamente lo contempla expresamente para las sociedades anónimas. A pesar de ello, a raíz de la resolución de la Dirección General de Registros y Notariado (DGRN) de 19 de diciembre de 2012, también se entiende aplicable a las Sociedades Limitadas siempre que se garantice la identidad del socio que asiste por videoconferencia, en el primer caso, y que quede constancia en soporte grabado, en el segundo caso.

A su vez, la LSC en su artículo 175 establece que el lugar de celebración de la junta general, salvo disposición contraria en los estatutos, será en el término municipal donde la sociedad tenga su domicilio y, en caso de que no se especifique en la convocatoria el lugar de celebración, se entenderá convocada en el domicilio social. Por tanto, la celebración de las Juntas Generales viene dándose tradicionalmente de forma presencial. 

Por otro lado, en cuanto a la representación en Junta y el voto anticipado en la misma, también aparece regulado en la LSC (art. 189), previsto expresamente para las sociedades anónimas pero que nuevas resoluciones de la DGRN han señalado como expresamente aplicable a las Sociedades Limitadas, si éstas lo prevén en los Estatutos.

Si queremos que nuestra mercantil adopte fórmulas de agilización de las relaciones societarias, ¿Qué premisas deben contemplarse?

- Como se ha manifestado, hay que establecer la posibilidad de asistencia telemática en los estatutos de la sociedad.

- Tiene que garantizarse debidamente la identidad del sujeto que asiste, emite su voto o lo delega a distancia. Esa identidad podrá ser establecida por el conocimiento directo del socio que asiste a distancia, si es por videoconferencia, o por exhibición a través de la webcam de un documento de identificación.

- Además, en la convocatoria de la junta deben describirse los plazos formas y modos del ejercicio de esos derechos.

- Debe de existir una comunicación bidireccional en tiempo real para que los accionistas puedan dirigirse a la junta general desde un lugar distinto al de su celebración.

- Puede establecerse un mecanismo para ejercer el voto antes o durante la junta general sin necesidad de nombrar a un representante que esté físicamente presente en la junta, como pudiera ser la firma electrónica o un sistema de seguridad establecido por la propia sociedad, como puede ser una clave personal para ejercitarlo.

- Asimismo, si la asistencia telemática o ejercicio del derecho de voto no se produce de forma simultánea a la celebración de la junta, se debe establecer que las intervenciones o los votos se remitan a la sociedad con anterioridad. En estos supuestos es conveniente establecer en los Estatutos los casos en que ese voto puede quedar revocado.

- En el caso de delegación por medios electrónicos debe quedar constancia de ello en cualquier tipo de soporte magnético, incluyendo grabaciones de video o similares.

- También es recomendable prever las consecuencias si por motivos técnicos queda interrumpida, temporal o definitivamente, la comunicación por videoconferencia o conferencia múltiple entre el socio y la sociedad.

Estos cambios estatutarios es conveniente complementarlos con la posibilidad de efectuar las convocatorias de las juntas a través de las direcciones de correo electrónico que cada socio tenga comunicado a la sociedad, dado que el mecanismo contemplado por la LSC en su artículo 173 sería como sigue:

1. Mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada en los términos previstos en el artículo 11 bis.
2. Mediante la publicación en el "Boletín Oficial del Registro Mercantil" y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.
3. En sustitución de la forma de convocatoria prevista en el párrafo anterior, los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad.

Con todo, podemos afirmar que la crisis sanitaria nos ha recordado la posibilidad de que las sociedades limitadas adopten fórmulas de agilización de las relaciones societarias ya establecidas en las anónimas y especialmente en las cotizadas. 

Para ello habrá que realizar un estudio de los Estatutos vigentes a fin de adaptarlos a la legalidad y contemplar la posibilidad de convocar juntas a través de las direcciones de correo electrónico que cada socio tenga comunicado a la sociedad, celebrar juntas por videoconferencia, convocar juntas telemáticas, así como la posibilidad de asistir y emitir el voto por los socios, a través de procedimientos telemáticos, con el nivel de garantía y seguridad que cada sociedad considere oportuno en función de su tamaño, número de socios y, por qué no, situación de conflicto interno existente. 

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