El Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19modificó los plazos que afectan a la obligación de formular cuentas por parte de las entidades mercantiles.
Plazo máximo para formular cuentas anuales
La obligación de formular las cuentas anuales de las sociedades mercantiles se recoge en el artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital:
"Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados".
Por lo tanto, para aquellas entidades cuyo ejercicio coincida con el año natural, el cierre se habrá producido a 31 de diciembre de 2019 (que es el supuesto general), debiendo formular las cuentas hasta el 31 de marzo de 2020.
Ampliación del plazo debido al estado de alarma
No obstante, El Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, amplió este plazo, a consecuencia de la declaración del estado de alarma, al establecer que:
"Queda suspendido, hasta que finalice el estado de alarma, el plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social para que el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica obligada formule las cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas, y, si fuera legalmente exigible, el informe de gestión, y para formular los demás documentos que sean legalmente obligatorios por la legislación de sociedades. El plazo se reanudará de nuevo por otros tres meses a contar desde el fin de dicho estado".
Por lo tanto, a partir de la fecha de finalización del estado de alarma, se contará con tres meses para formular las cuentas anuales. Así, por ejemplo, si el estado de alarma finalizara pasado el mes de abril, el final del plazo para formular las cuentas se situaría en el mes de julio. A continuación, la junta general ordinaria para aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior se reunirá necesariamente dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo de formulación, presentándose ante el Registro Mercantil para su inscripción dentro de los 30 días naturales desde la aprobación por la junta general. Siguiendo con el ejemplo planteado, las cuentas anuales se aprobarían por la junta general en octubre y se presentarían en el Registro Mercantil en noviembre.
Sin perjuicio de lo anterior, hay que tener presente que, por el momento, con carácter genérico los plazos para la presentación de las autoliquidaciones no están suspendidos. En consecuencia, “estén o no formalmente formuladas las cuentas anuales, el órgano de administración deberá haber llevado a cabo su trabajo para poder hacer frente a la presentación del Impuesto de Sociedades en plazo”.
Aprobación de cuentas convocadas antes del estado de alarma
El Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, prevé también las opciones que pueden darse en caso de que la junta de socios para la aprobación de cuentas ya se hubiera convocado antes de la declaración del estado de alarma.
Una vez formuladas las cuentas anuales, éstas deben ser aprobadas por la Junta general (artículo 272 de la Ley de Sociedades de Capital) para lo cual se dispondrá de otros tres meses a contar desde la finalización del plazo para formular las cuentas anuales. Serían: tres meses para formular las cuentas (del uno de enero al 31 de marzo) y otros tres para aprobarlas (del uno de abril al 30 de junio). Al tratarse de plazos amplios podría suceder que alguna entidad ya hubiera formulado las cuentas antes de la declaración del estado de alarma y se hubiera convocado la junta para su aprobación.
Tal como indica el artículo 173 de la Ley de Sociedades de Capital:
"La junta general será convocada mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada en los términos previstos en el artículo 11 bis. Cuando la sociedad no hubiere acordado la creación de su página web o todavía no estuviera ésta debidamente inscrita y publicada, la convocatoria se publicará en el "Boletín Oficial del Registro Mercantil" y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.
“En sustitución de la forma de convocatoria prevista en el párrafo anterior, los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.
“Los estatutos podrán establecer mecanismos adicionales de publicidad a los previstos en la ley e imponer a la sociedad la gestión telemática de un sistema de alerta a los socios de los anuncios de convocatoria insertados en la web de la sociedad".
Entre la convocatoria y la fecha prevista para la celebración de la reunión deberá existir un plazo de, al menos, un mes en las sociedades anónimas y quince días en las sociedades de responsabilidad limitada. En los casos de convocatoria individual a cada socio, el plazo se computará a partir de la fecha en que hubiere sido remitido el anuncio al último de ellos (artículo 176 LSC).
El Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, establece que si la convocatoria de la junta general se hubiera publicado antes de la declaración del estado de alarma pero el día de celebración fuera posterior a esa declaración, el órgano de administración podrá modificar el lugar y la hora previstos para celebración de la junta o revocar el acuerdo de convocatoria mediante anuncio publicado con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas en la página web de la sociedad y, si la sociedad no tuviera página web, en el «Boletín oficial del Estado». En caso de revocación del acuerdo de convocatoria, el órgano de administración deberá proceder a nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.
El notario que fuera requerido para que asista a una junta general de socios y levante acta de la reunión podrá utilizar medios de comunicación a distancia en tiempo real que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial.
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